Anforderungsanalyse für ein neues Verwaltungssystem

Die Auslandstochter eines weltweit tätigen börsennotierten Finanzdienstleisters benötigt ein neues Verwaltungssystem. Die Umsetzung des Vorhabens ist bisher nach mehreren Anläufen gescheitert. Es wird nun eine Lösung in Betracht gezogen, die bereits im Konzernverbund existiert. Bei den Mitarbeitern haben sich Widerstände verfestigt. Die Erhebung der fachlichen Anforderungen alleine reicht nicht aus, um das nötige Vertrauen zu erzeugen. Direkt zu Beginn fördern Schulungs- und Informationsveranstaltungen ein Höchstmaß an Transparenz. In einem Resonanz-Board mit den unterschiedlichsten Vertretern werden Sorgen und Unsicherheiten aufgefangen und somit besprechbar gemacht. Dadurch entsteht eine positive, offene Arbeitsstimmung, bei der Betroffene zu Beteiligten werden. Das gesamte Vorhaben wird ein gemeinsamer Erfolg.

Ein interner Projektleiter und ich bildeten das Leitungstandem für das Gesamtvorhaben. Zusätzlich war ich für das Teilprojekt Change Management verantwortlich. Zum Beraterteam gehörten noch sechs weitere Kollegen mit unterschiedlichen Spezialisierungen (Business-Analysten, Systemische Organisationsberater und ein Technischer Architekt). Die Dauer des Vorhabens war auf drei Monate angelegt.

Zur bestmöglichen Berücksichtigung der Menschen und der sozialen Systeme wurden zunächst Interviews mit ausgewählten Repräsentanten der Organisation durchgeführt. Anhand der gewonnenen Informationen konnten Hypothesen über die Organisation als System gebildet werden.


Die Hypothesen stützten folgende Maßnahmen und Interventionen:

Regelmäßig wurden die gewonnenen Erkenntnisse in einem Resonanz-Board erörtert. Hier saßen Vertreter aus allen Teilen der Organisation, um unterschiedliche Perspektiven zusammenzuführen und besprechbar zu machen: Schlüsselpersonen mit Entscheidungsmacht, informellem Einfluss, Betroffenheit und Fachexpertise repräsentierten alle wichtigen Strömungen und Gruppierungen. Offene Diskussion und Meinungsbildung innerhalb der Organisation war auf diese Weise möglich. Sorgen wurden thematisiert und einer Lösung zugeführt. Dadurch sollte auch verhindert werden, dass Entscheidungen später nicht von der Organisation akzeptiert werden – was den Erfolg gefährdet hätte.

Die Sitzungen mit den Entscheidern auf Vorstands- und Direktorenebene zur Steuerung des Vorhabens waren eng getaktet. Unter Einbeziehung der gewonnenen Erkenntnisse aus den Workshops und dem Resonanz-Board konnten die erforderlichen Entscheidungen zeitnah gefällt werden – und alle Stakeholder blieben im Boot.

Stimmungsbild

Am Ende eines jeden Workshops mit dem Resonanz-Board wurde ein Stimmungsbild abgefragt (im Bild: links der erste, rechts der letzte Workshop). Hierdurch konnten Außenstehende über den Prozess in Kenntnis gesetzt, aber auch Sichtweisen thematisiert und Erwartungshaltungen geklärt werden.

Ziel der Anforderungsanalyse war auch, die relevanten Fakten zu erheben und aufzubereiten. Um tragfähige Entscheidungen treffen zu können, wurden folgende Maßnahmen erforderlich:

Nach Abschluss der Anforderungsanalyse und weiterer Phasen sah der Kunde folgenden Nutzen: